为确保本集团个人数据之搜集、处理及利用均妥善管理,并加强个人数据之安全维护,元大金控依据「个人数据保护法」、「金融监督管理委员会指定非公务机关个人数据文件安全维护办法」及主管机关相关法令规范,业制定「个人数据保护政策」、「个人数据管理办法」等规章,以创建个人数据保护制度并于各项业务落实运行,兹揭示本集团之个人数据保护管理措施如下:
(一) 明定子公司应依「个人数据保护政策」之精神,创建与其业务规模及复杂程度相符之个人数据保护管理制度,以确保个人数据之搜集、处理及利用符合法令规定。
(二) 依据「个人数据管理办法」,就个人数据管理制度之实行与运作、个人数据安全管理原则等订有相关规范,包括但不限于所有参与个人数据搜集、处理、利用、传输、保存与销毁等作业之人员均须遵守规定、个人数据之搜集,应有特定目的并符合相关法令,爰除依「个人数据保护法」相关规定办理外,本公司承诺不向第三方搜集非由当事人提供之个人数据;且个人数据之处理及利用应于原告知事项或当事人原同意范围内为之等内容。
(一) 搜集、处理及利用之个人数据应符合最小化原则,应确认仅搜集声明范围内运行业务所需之个人数据、处理及利用时应仅使用所需之最少量个人数据,并应确认不处理与特定目的范围无关或不必要之个人数据。
(二) 个人数据之保存应制定保存期限,如特定目的消失或保存期限届满,应采取不同方式销毁,并确实运行安全控管措施。
(一) 「个人数据处理、利用及传递作业之安全防护措施」:个资文档、文件或媒体之处理或利用环境应有进出管制;非经授权人员调阅个资文档或文件时,应有申请及核准进程;个人数据之传递需进行适当之加密措施。
(二) 「个人数据之安全控管措施」:进出集中保存个人数据之库房或文件柜,须有实体访问控管措施,并留存进出调阅纪录;经合法授与之访问权限,仅得在合法及符合业务目的下被访问。
依据「个人数据管理办法」设立个资保护小组,并由总经理指定副总经理级以上主管担任召集人及副召集人,及由各部室指派代表担任小组成员,并视业务运行情形召开会议讨论个资保护事宜。个资保护小组每年至少进行一次个人数据保护管理审查,审查结果并同年度法令遵循制度运行情形提报董事会。
依评估结果订定控管措施,评估结果及相关分析均提报个资保护小组会议。若发生个人数据安全或外泄事件,除依规定进程通报作业风险事件外,涉及信息面风险者,应依信息安全风险相关规定办理,并对于发生个资安全事件之原因,提供预防或改善建议。此外,个人数据保护亦列入内部审核查核项目及定期每年举办之教育训练课程,以提升员工对于个人数据保护之认知。
依据金融控股公司法、金融控股公司子公司间共同行销管理办法及主管机关相关法令规范,订定「客户数据保密措施」并于官网揭露,明示元大金控及子公司除该保密措施所定情形或经客户书面同意外,不会向第三人揭露客户个人数据;另亦于官网公告之「隐私权保护声明」,说明个人数据之搜集政策、保存及保护措施、行使查找、修正及删除之权利等规范,并提供电子邮件信箱作为提出意见之管道,以持续落实个人数据之保护与隐私权保障。